- Tạo đơn đặt hàng (PO) đối với các nguyên liệu ngay khi có thông tin từ Giám đốc Thu mua.
- Căn cứ tình hình tồn kho và sử dụng để sắp xếp lịch nhận hàng ở mức hợp lý, tối ưu nhất đảm bảo các tiêu chí: thời gian tồn kho ngắn, tối thiểu chi phí phát sinh, đảm bảo cho sản xuất. Điều phối cân đối lượng hàng nhập khẩu về nhà máy phù hợp.
- Chuẩn bị kiểm tra các chứng từ cần thiết để nhập khẩu nguyên liệu, hồ sơ xin cấp phép (đối với nguyên liệu yêu cầu giấy phép), hồ sơ xin đăng ký chất lượng, kiểm dịch (đối với một số nguyên liệu có yêu cầu), các công văn, tờ trình có liên quan…
- Cập nhật số liệu nhập kho và phân bổ chi phí nguyên liệu hàng tháng.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận kế toán, kho, QC để thực hiện việc tiếp nhận nguyên liệu, kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên liệu, tập hợp hồ sơ, chứng từ thanh toán, thanh lý các hợp đồng đã ký.
- Liên hệ với phương tiện vận chuyển, forwarder để làm thủ tục vận chuyển nguyên liệu về phù hợp, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán và Sản xuất tiến hành kiểm kho cuối mỗi tháng.
- Thực hiện báo cáo giá nguyên liệu nhập khẩu hàng tuần, thống kê giá trị hợp đồng mỗi tháng cho Kế toán, lịch nhập nguyên liệu hàng tuần và dự kiến nguyên liệu về trong tháng.
- Theo dõi và lưu các hồ sơ, chứng từ liên quan đầy đủ, gọn gàng và khoa học.
- Hiểu rõ đặc tính thời vụ của các loại nguyên liệu.
- Trong mọi trường hợp khi có phát sinh vấn đề mà có liên quan đến nguyên liệu (thiếu nguyên liệu, chất lượng…), ảnh hưởng đến tình hình sản xuất của Nhà máy thì phải báo cáo ngay cho Giám đốc Thu mua hoặc người phụ trách thu mua trực tiếp đối với loại nguyên liệu đó.