1. Hỗ trợ quy trình mua hàng (Sourcing & Ordering)
⦁ Tiếp nhận yêu cầu: Thu thập đề nghị mua hàng từ các bộ phận (sản xuất, kho, QC).
⦁ Lên đơn hàng (PO): Soạn thảo đơn hàng, gửi cho nhà cung cấp và theo dõi xác nhận đơn hàng.
⦁ Theo dõi tiến độ: Giám sát lịch giao hàng để đảm bảo nguyên liệu (tôm, cá, mực...) hoặc vật tư (bao bì, hóa chất, đá vảy) về đúng tiến độ sản xuất.
2. Quản lý hồ sơ và Chứng từ (Documentation)
Đặc thù ngành thủy sản yêu cầu kiểm soát gắt gao về nguồn gốc và chất lượng.
⦁ Hồ sơ chất lượng: Lưu trữ chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng nhận kiểm dịch, kết quả kiểm nghiệm từ bộ phận QC.
⦁ Chứng từ thanh toán: Tập hợp hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho để chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
⦁ Số liệu nhập hàng: Cập nhật dữ liệu nhập hàng hàng ngày vào hệ thống phần mềm (ERP hoặc Excel).
3. Quản lý Nhà cung cấp (Vendor Management)
⦁ Lưu trữ thông tin: Duy trì danh sách nhà cung cấp (địa chỉ, số điện thoại, năng lực cung ứng).
⦁ Đánh giá định kỳ: Hỗ trợ Trưởng phòng đánh giá nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: giá cả, chất lượng hàng hóa và thời gian giao hàng.
⦁ Tìm kiếm nhà cung cấp mới: Hỗ trợ gửi bảng báo giá (RFQ) và tổng hợp báo giá so sánh khi có yêu cầu thay đổi vật tư.
4. Phối hợp liên phòng ban
⦁ Phối hợp với Kho: Nắm bắt tình trạng tồn kho vật tư (bao bì, phụ gia) để kịp thời lên kế hoạch mua bổ sung.
⦁ Phối hợp với QC: Xử lý các trường hợp hàng hóa không đạt tiêu chuẩn (đổi trả hàng, yêu cầu bồi thường).
⦁ Hành chính nội bộ: Quản lý văn phòng phẩm, bảo trì thiết bị văn phòng riêng cho bộ phận mua hàng.