Tiếp nhận và xử lý yêu cầu giám định
• Tiếp nhận yêu cầu giám định từ khách hàng, bộ phận kinh doanh hoặc các bộ phận liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ của thông tin đăng ký giám định.
• Phối hợp với các bên liên quan để bổ sung, xác nhận thông tin khi cần thiết.
• Cập nhật tình trạng yêu cầu giám định theo quy trình của công ty.
Quản lý dữ liệu và hồ sơ giám định
• Nhập liệu và cập nhật thông tin vào file theo dõi đăng ký giám định.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ giám định theo đúng quy định.
• Theo dõi tiến độ thực hiện từng yêu cầu giám định.
• Đảm bảo dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Kiểm tra và xác nhận thông tin hiện trường
• Tiếp nhận thông tin mẫu hiện trường từ giám định viên.
• Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận các thông tin liên quan như:
o Số seal
o Số container
o Số xe
o Số mooc
o Thông tin hàng hóa
o Địa điểm và thời gian lấy mẫu
• Phản hồi và phối hợp xử lý khi phát hiện sai lệch hoặc chưa đầy đủ.
Điều phối và lập kế hoạch nhận mẫu
• Lập kế hoạch nhận mẫu theo lịch giám định và yêu cầu khách hàng.
• Điều phối việc tiếp nhận mẫu giữa giám định viên, phòng thử nghiệm và các đơn vị liên quan.
• Theo dõi tình trạng nhận mẫu và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Đảm bảo mẫu được tiếp nhận đúng thời gian và quy trình.
Quản lý phiếu yêu cầu thử nghiệm
• Lập Phiếu yêu cầu thử nghiệm dựa trên yêu cầu giám định và thông tin khách hàng.
• Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu thử nghiệm trước khi phát hành.
• Chuyển giao thông tin và hồ sơ cho phòng thử nghiệm đúng thời hạn.
• Theo dõi và hỗ trợ xử lý các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung.
Báo cáo và hỗ trợ vận hành
• Thực hiện báo cáo định kỳ về số lượng hồ sơ, mẫu nhận và tiến độ xử lý.
• Hỗ trợ các công việc hành chính của bộ phận giám định.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng dịch vụ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.